Sposób obniżenia zbędnych opłat za przetrzymanie i przestój

Zarządzanie kosztami łańcucha dostaw może mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania rentowności firmy. Opłaty za przetrzymanie i przestój szybko zostaną dodane do innych wydatków związanych z globalnym transportem — zwłaszcza w przypadku braku skutecznego zarządzania. Czym jednak dokładnie są te opłaty?

Określanie opłat portowych: przetrzymanie (ang. detention), przestój (ang. demurrage) i czas oczekiwania

W Stanach Zjednoczonych opłaty za przetrzymanie oznaczają opłaty ponoszone w przypadku zatrzymania kontenerów poza terminalem i poza wyznaczonym, bezpłatnym czasem na rozładunek lub załadunek. Może się to zdarzyć w przypadku opóźnienia kontenerów w danym zakładzie lub magazynie.

Z drugiej strony opłaty za przestój to koszty związane z utrzymaniem kontenerów w porcie poza dozwolonym, bezpłatnym czasem przeznaczonym na załadunek lub rozładunek. Zwykle ma to miejsce, gdy występują opóźnienia odprawy celnej lub gdy ładunek nie zostanie natychmiast odebrany z terminala.

Opłaty portowe mogą również obejmować opłaty za czas oczekiwania. Są one naliczane, gdy kontener lub statek jest bezczynny i nie jest aktywnie ładowany lub rozładowywany, gdy przekracza czas bezpłatny dozwolony przez port.

Dlaczego istnieją opłaty portowe: klucz do sprawnego prowadzenia działalności

Tego typu opłaty mają na celu zachęcenie do terminowego wykonywania pracy i efektywnego wykorzystania kontenerów i przestrzeni portowej, pomagając uniknąć opóźnień i zatorów. Pobierając opłaty za nadmierne wykorzystanie przestrzeni i sprzętu, porty zapewniają dostępność zasobów tam, gdzie są one potrzebne do utrzymania płynnego przepływu towarów.

Jednak w przypadku braku skutecznego zarządzania, te opłaty portowe mogą ulegać szybkiej akumulacji, prowadząc do powstawania nieoczekiwanych kosztów, które obniżają marżę zysku. Nie wspominając o opóźnieniach w wysyłce i odbiorze, które mogą wywołać skutki dla całego łańcucha dostaw, prowadząc do przekroczenia terminów, niezadowolenia klientów i napięć w relacjach z usługodawcami.

5 strategii, które mogą przyczynić się do obniżenia dodatkowych kosztów stanowiących skutek przetrzymania i przestoju

Te wykonalne czynności mogą pomóc obniżyć poziom ryzyka konieczności zapłacenia niepotrzebnych opłat za przetrzymanie i przestoje, pomagając usprawnić działalność w łańcuchu dostaw i utrzymać jej opłacalność.

1. Aby odnieść sukces, należy odpowiednio zorganizować lokalizacje wysyłki i odbioru

Nadawcy/odbiorcy muszą posiadać pewne części łańcucha dostaw. W zależności od sposobu kontrolowania tych części, będą one decydować o opłatach dodatkowych. Na przykład, jeśli rozładunek importowanych towarów trwa dłużej niż trzy godziny lub ograniczenia kadrowe w zakresie realizacji zamówień i rozładunku występują w godzinach popołudniowych ze względu na współdzieloną przestrzeń magazynową, można spotkać się z większymi opłatami za przetrzymanie, przestój i przechowywanie.

Z drugiej strony, jeśli potrafisz dostosować swoją działalność do otwartych okienek czasowych obioru lub przyjazdu, zamiast surowych kar lub zmian harmonogramu poza 15-minutowe przedziały czasowe, możesz zauważyć, że te opłaty – a także opłaty za przechowywanie – ulegną zmniejszeniu.

Należy zapewnić, aby placówki zostały wyposażone w sposób pozwalający na efektywną obsługę ładunku.Obejmuje to posiadanie niezbędnego sprzętu, przeszkolonego personelu i przejrzystych procedur.

Najlepsze praktyki:

• Prowadź szkolenia pracowników w zakresie szybkiej i bezpiecznej obsługi transportu.
• Prowadź regularne kontrole placówek w celu rozpoznania obszarów wymagających poprawy.
• Wdrażaj rozwiązania technologiczne, takie jak systemy zarządzania magazynem (WMS) w celu śledzenia zapasów i zarządzania nimi.

2. Łączenie usług międzynarodowych w pakiety

Łączenie usług międzynarodowych w pakiety może znacznie uprościć łańcuch dostaw i obniżyć związane z nim koszty.Konsolidując usługi takie jak spedycja, pośrednictwo celne i magazynowanie u jednego usługodawcy, można uzyskać lepszą kontrolę i koordynację.

Rozważ dostosowanie transportu morskiego, odprawy celnej i ładunków oceanicznych w ramach jednej silnej relacji w łańcuchu dostaw. Współpracując z odpowiednim spedytorem, możesz wstępnie odprawić towar, co pomoże zapewnić, aby kontenery nie zalegały niepotrzebnie, skracając bezpłatny czas na terminalu.

Wewnętrzne przekazania w jednym systemie mogą zmniejszyć ryzyko spowolnień i pomóc w kontrolowaniu opłat za przetrzymanie i przestój, nie wspominając o zwiększeniu widoczności ładunku na wcześniejszych etapach transportu.

Najlepsze praktyki:

• Rozważ wynegocjowanie pakietów usług wiązanych, aby zwiększyć oszczędności.
• Wybierz dostawcę usług logistycznych oferującego kompleksowe usługi międzynarodowe.

3. Należy oprzeć się na wiedzy swojego dostawcy usług łańcucha dostaw

Dostawca wysokiej jakości, taki jak C.H. Robinson, ma silne relacje z przewoźnikami oceanicznymi i zapewnia zdolność przewozową. Korzystając z tych relacji, odpowiedni dostawca może zaoferować niestandardowe rozwiązania, takie jak dostawy przyspieszone i śledzenie ostatniego bezpłatnego dnia, aby pomóc w obniżeniu opłat za przestój, przetrzymanie i przechowywanie.

Najlepsze praktyki:

• Wybierz dostawcę z udokumentowanym doświadczeniem w Twojej branży.
• Zaangażuj się w regularne przeglądy strategiczne, aby rozpoznawać i rozwiązywać potencjalne problemy.

4. Znajomość rynku, stawek dziennych i warunków umowy

Bieżąca wiedza dotycząca warunków rynkowych, stawek dziennych i specyficznych warunków umów jest niezwykle istotna.Wiedza ta pozwala przewidywać wahania i negocjować lepsze warunki z przewoźnikami i usługodawcami. Zapoznaj się z tymi warunkami, aby uniknąć kosztów związanych z przekroczeniem okresu.

C.H. Robinson oferuje program taryfowy opłat za przetrzymanie, w którym stawki dzienne są niższe od rynkowych oraz proaktywne fakturowanie w celu zminimalizowania liczby dodatkowych faktur i poziomu kosztów. Jeśli masz pytania dotyczące opłat, zapytaj spedytora i pamiętaj, że stawki za przestój i przetrzymanie powinny być naliczane za każdy dzień oraz rozliczane za każdy kontener.

Wiedza dotycząca aktualnych trendów i stawek może pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji i uniknięciu nieoczekiwanych opłat.

Najlepsze praktyki:

• Regularne zapoznawanie się z informacjami o rynku przewozów towarowych i wiadomościami branżowymi.
• Analizuj dane dotyczące wysyłki, aby zidentyfikować wzorce i przewidzieć czas gwałtownego wzrostu popytu na usługi transportowe.

5. Należy prowadzić spójną dokumentację i komunikację

Prowadź szczegółową dokumentację przewozów ładunków, komunikacji i faktur rozliczeniowych.Przejrzysta dokumentacja ma kluczowe znaczenie w rozwiązywaniu sporów i zapewnianiu uczciwego traktowania.

Ważne jest również utrzymanie otwartej komunikacji z przewoźnikami i terminalami.W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, które mogą prowadzić do opóźnień, powiadomienie z wyprzedzeniem ma kluczowe znaczenie dla negocjacji przedłużeń lub alternatywnych porozumień.

Jeśli masz kontakt z brokerem, przewoźnikiem, kierowcą, odbiorcą i spedytorem, upewnij się, że wszyscy komunikują się ze sobą podczas transportu kontenera do lub od Twoich drzwi.

Najlepsze praktyki:

• Korzystaj z narzędzi cyfrowych do zarządzania dokumentacją i udostępniania jej w czasie rzeczywistym.
• Wdróż ujednolicony proces dokumentacji w całej organizacji.
• Ustanów stałe protokoły komunikacji ze swoimi przewoźnikami, dostawcami i klientami.

Wnioski końcowe: aktywnie zarządzaj przetrzymaniem i przestojem

Ograniczanie niepotrzebnych opłat za przetrzymanie i przestój wymaga strategicznego podejścia, które obejmuje efektywne zarządzanie placówką, usługi pakietowe, relacje z ekspertami, znajomość rynku i spójną dokumentację.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i wdrażając najlepsze praktyki, które odpowiadają Twoim potrzebom, możesz usprawnić działalność w ramach łańcucha dostaw, obniżyć koszty i zwiększyć ogólną wydajność.Zachowaj aktywność, bądź na bieżąco i wykorzystuj wiedzę swoich dostawców usług w łańcuchu dostaw, aby skutecznie poruszać się po zawiłościach globalnej logistyki.

Gotowi do rozpoczęcia współpracy?Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów już dziś, aby omówić sposób, w jaki C.H. Robinson może pomóc Ci w nawigacji, zarządzaniu i minimalizowaniu niepotrzebnych opłat portowych.